Automate.io: Smart und automatisiert arbeiten

Wollt ihr in eurem Unternehmen digitale Abläufe automatisieren, dann könnt ihr entweder alles selber programmieren oder eine fertige Software nutzen. Letztere spart euch Zeit sowie Frust und ist je nach Größe und Branche von verschiedenen Anbietern erhältlich. Mit Automate.io könnt ihr komplexe Abläufe wie Kundenakquise, Projektplanung, das Einholen und Ausgeben von Angeboten, Verkäufe, Inhalte von Newslettern und vieles mehr zu automatisieren. U. a. Marketing, Projektmanagement, Social-Media-Teams, Vertrieb, Finanzabteilung, Sekretariat und Co. profitieren dabei. Und auch bei kleinen Unternehmen kann der Dienst helfen. Details zu Automate.io sowie einen Vergleich mit IFTTT findet ihr in diesem Ratgeber.

TL;DR: Hier geht’s direkt zur Anbieter-Webseite

Was genau ist Automate.io?

Bei Automate.io handelt es sich um eine Software, die verschiedenste Dienste, Apps und Skripte miteinander verknüpfen kann. So lassen sich Eingaben unterschiedlichster Art mit Aktionen, Einträgen, Ausgaben und Zeitplänen verknüpfen, um automatisierte Abläufe zu nutzen. Der Fokus liegt dabei ganz klar auf Unternehmen; vom Selbstständigen im Home Office bis zum grenzenlos agierenden Enterprise.

Ein ganz einfaches Beispiel für die Anwendung ist das automatische Erkennen von Datumsangaben und Kontakten in E-Mails, welche automatisiert einen Kalender- oder To-Do-List-Eintrag hervorrufen. Wo Siri dies mit Mail und Kalender von Apple kann, funktioniert Automate.io mit unterschiedlichsten Diensten wie Gmail, Trello, Slack, Google Calendar, Zendesk, LinkedIn, Monday.com und vielen mehr.

Ein umfangreiches Anwendungsbeispiel

Aber nicht nur die Eingabe im Verhältnis eins-zu-eins ist möglich. Komplexe Multi-Task-Abläufe über einen längeren Zeitraum sind die Spezialität des Dienstes. Ein Beispiel von der Webseite, das die schier unzähligen Möglichkeiten für so ziemlich jedes Business mit Online-Segment verdeutlichen soll, lautet wie folgt:

1. Ein Kunde oder Partner füllt ein „Typeform“-Formular aus
2. Er wird in den Verteiler einer „Mailchimp“-Kampagne hinzugefügt
3. Nach dem Versand der Kampagnen-Mail wird vier Tage gewartet
4. Dann wird überprüft, ob die Mail geöffnet und der Link darin geklickt wurde
5. Falls ja, wird in „Salesforce“ ein Kontakt mit seinen Daten angelegt

Die Namen in Anführungszeichen sind die Apps, die sich als Beispiele für diesen Zweck per Automate.io miteinander verknüpfen lassen. Die Timer-Funktion und viele andere Logik-Prozesse sind im Dienst selbst implementiert. Das Beispiel zeigt, dass eine tagelange Kundenakquise bzw. das Werben um Geschäftskontakte mit Automate.io automatisierbar ist. Das spart viel Zeit und Nerven, nicht nur in kleinen Unternehmen, sondern auch im großen Business, wo die Kompetenzen und Kapazitäten der Mitarbeiter/innen sicher gut bei nicht automatisierbaren Aufgaben aufgehoben sind.

Möglichkeiten ansehen: Webseite und alle Angebote der Software

Weitere Beispiele für Marketing, Sales, E-Commerce und Business Process

Scrollt ihr auf der Webseite ganz nach unten, dann findet ihr neben der Hilfestellung im Help Center und Nachrichten zu den zuletzt eingebundenen Apps (aktuell: Quick Base, Nexmo, Microsoft Teams, Outreach und LionDesk) auch die Rubrik „Use Cases“, also Nutzungsfälle. Darin sind aktuell vier Beispielbereiche gelistet: Marketing, Sales, E-Commerce und Business Process. 

Jeder lässt sich anklicken und zeigt auf, welche Apps und Dienste sich für die einzelnen Zwecke miteinander verknüpfen lassen, um Eingaben, Ausgaben, Aktionen, Auswertungen und dergleichen zu ermöglichen. Für die internen Unternehmensprozesse werden beispielsweise aufgeführt: Slack, Trello, Google Calendar, Google Sheets, Google Contacts, Gmail, DropBox, Asana, Basecamp, SmartSheet, Google Drive, Jira Software, Office 365 und todoist.

Verschiedene Pakete: Automate.io kostenlos bis 399,- Dollar / Monat

Auf der Anbieterwebseite findet ihr verschiedene Angebote für unterschiedliche Unternehmensgrößen. Für Selbstständige sowie zum Ausprobieren reicht wahrscheinlich vorerst das Gratis-Paket mit 250 Aktionen im Monat und fünf Single-Action-Bots. Weitere Pakete gibt es für Startup, Growth, Business und Enterprise – von 49 US-Dollar im Monat bis 399 US-Dollar im Monat. Dann aber mit Multi-Action-Bots.

Wenn das Tool effizient genutzt wird, kann ich mir sehr gut vorstellen, dass sich diese Preise extrem schnell amortisieren. Denn es lässt sich super viel Zeit damit einsparen, die von den sonst mit den Aufgaben betrauten Fachleuten wesentlich effizienter und damit gewinnbringender genutzt werden kann. Außerdem zeigt das Kontaktakquise-Beispiel (s. o.), dass sich das Netzwerk rund ums Unternehmen automatisiert vergrößern lässt.

Im Vergleich: Automate.io und IFTTT

Durch das kostenlose Paket und die beim konsequenten Einsatz durchaus günstigen Preise gibt es eigentlich kaum Anlass, sich nach komplett gratis angebotenen Alternativen umzusehen. Das kann aber der Fall sein, wenn ihr eine smarte Automatisierung im privaten Bereich oder nur semi-professionell nutzen wollt. Dann könnte IFTTT (steht für „IF This Then That“) eine gute Automate.io-Alternative sein. 

Neben dem „For business“-Angebot zielt IFTTT nämlich vor allem auf Privatnutzer/innen ab – mit Smart-Home-Beispielen, Social-Media-Verbindungen, Sprachassistent-Verknüpfungen und dergleichen mehr. Wollt ihr also die Außenbeleuchtung aktivieren lassen, wenn die Pizza oder der Uber-Fahrer/in ankommt? Dann ist IFTTT vielleicht eher was für euch. Automate.io ist nichts fürs Smart Home, sondern für das Unternehmen.

IFTTT-Website: Gratis Automatisierung für Zuhause und Unternehmen

Zusammenfassung zur Business-Automatisierung

Habt ihr ein Unternehmen, in dem sowohl für die interne Arbeit als auch für die Kontakte-Organisation, für Marketing, Vertrieb, Shop, Social Media und so weiter viele digitale Abläufe nötig sind, dann ist Automate.io etwas für euch. Durch die komplexen Aktionsketten und Wenn-Dann-Sonst-Funktionen ist die Automatisierung vielseitig möglich – und die in eurer Firma genutzten Apps lassen sich effizient einbinden.

Aber auch im kleinen Rahmen kann die Software Anwendung finden – kostenlos oder zum kleinen monatlichen Preis, der sich bei richtiger Nutzung schnell amortisiert. Falls Automate.io doch nichts für euch ist, könnt ihr aber auch den für privat und Business gleichermaßen ausgelegten IFTTT-Dienst nutzen. Am Ende muss die Implementierung einfach passen. Lasst gern einen Kommentar da, wenn ihr das richtige Tool für eure Zwecke gefunden habt ;)

Jens Kleinholz( Gründer & Sir Apfelot )

Seit 2012 betreibe ich meinen Blog als Sir Apfelot und helfe meinen Lesern bei technischen Problemen. In meiner Freizeit flitze ich auf elektrischen Einrädern, fotografiere mit meinem iPhone, klettere in den hessischen Bergen oder wandere mit meiner Familie. Meine Artikel behandeln Apple-Produkte, Drohnen-News und Lösungen für aktuelle Bugs.